Spracovanie osobných údajov služby INFLO

Účinné od: 27. 8. 2026 Verzia: 2.0

Tento dokument popisuje, ako spoločnosť VEMART Distribution s.r.o., IČO: 11763426, DIČ: CZ11763426, so sídlom Světova 523/1, Libeň, 180 00 Praha 8, spracúva osobné údaje v súvislosti so službou INFLO, najmä produktmi INFLO Chatbot a INFLO Odstúpenie od zmluvy.

Kontakt pre otázky k ochrane osobných údajov: [email protected] Web: inflo.cz

Spoločnosť VEMART Distribution s.r.o. nevymenovala zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov.

Tento dokument je rozdelený do niekoľkých častí:

• Časť A – Zásady spracovania osobných údajov, kde VEMART Distribution s.r.o. vystupuje ako prevádzkovateľ osobných údajov.
• Časť B – Spracovateľská zmluva / DPA, kde VEMART Distribution s.r.o. vystupuje ako sprostredkovateľ osobných údajov pre klienta.
• Časť C – Zoznam ďalších sprostredkovateľov, dodávateľov a príjemcov údajov.
• Časť D – Cookies, localStorage, sessionStorage a obdobné technológie.
• Časť E – Vzor informácie pre klientov na ich web.

Časť B tohto dokumentu tvorí spracovateľskú zmluvu v zmysle čl. 28 GDPR a je súčasťou zmluvného vzťahu medzi poskytovateľom a klientom.

Časť A – Zásady spracovania osobných údajov

1. Kedy vystupujeme ako prevádzkovateľ osobných údajov

VEMART Distribution s.r.o. vystupuje ako prevádzkovateľ osobných údajov najmä v týchto situáciách:

• návšteva webu inflo.cz,
• registrácia a používanie klientskeho portálu,
• správa používateľských účtov klientov,
• objednávka služby, fakturácia a platby,
• komunikácia s klientom alebo záujemcom o službu,
• poskytovanie zákazníckej a technickej podpory,
• bezpečnosť, prevencia zneužitia a ochrana služby,
• vedenie obchodnej evidencie,
• marketing, newslettery, meranie návštevnosti a obchodná komunikácia,
• uplatňovanie právnych nárokov a plnenie zákonných povinností.

V týchto prípadoch určujeme účely a prostriedky spracovania osobných údajov sami.

2. Kedy vystupujeme ako sprostredkovateľ osobných údajov

Ak klient používa INFLO Chatbot alebo INFLO Odstúpenie od zmluvy na svojom webe a prostredníctvom widgetu, formulára či iného vstupného bodu dochádza k spracovaniu údajov návštevníkov alebo zákazníkov, vystupuje klient typicky ako prevádzkovateľ a VEMART Distribution s.r.o. ako sprostredkovateľ.

Toto spracovanie je podrobne upravené v Časti B – Spracovateľská zmluva / DPA.

Koncový zákazník, ktorý komunikuje s widgetom na webe klienta, nie je zákazníkom spoločnosti VEMART Distribution s.r.o. Zmluvný vzťah má v takom prípade s klientom, teda prevádzkovateľom príslušného webu alebo e-shopu.

3. Aké osobné údaje spracúvame ako prevádzkovateľ

V rozsahu nevyhnutnom pre nižšie uvedené účely môžeme spracúvať najmä tieto kategórie údajov:

3.1 Identifikačné a kontaktné údaje

• meno a priezvisko,
• názov firmy,
• IČO, DIČ,
• fakturačná adresa,
• sídlo alebo miesto podnikania,
• e-mailová adresa,
• telefónne číslo,
• pracovná pozícia,
• kontaktná osoba klienta.

3.2 Údaje o účte a prístupoch

• e-mail použitý na prihlásenie,
• hash hesla alebo údaje o externom prihlásení,
• roly a oprávnenia používateľa,
• priradenie k organizácii, workspace alebo webu,
• dátum vytvorenia účtu,
• história prihlásení,
• bezpečnostné záznamy,
• nastavenia účtu.

3.3 Fakturačné a platobné údaje

• zvolený tarif,
• fakturačné obdobie,
• história platieb,
• vystavené faktúry,
• údaje potrebné pre daňové doklady,
• identifikátory platieb u platobného poskytovateľa,
• identifikátor zákazníka u platobného poskytovateľa,
• posledné štyri číslice platobnej karty, značka karty a stav platobnej metódy, ak sú dostupné prostredníctvom platobného poskytovateľa.

Neukladáme celé číslo platobnej karty ani bezpečnostný kód karty.

3.4 Prevádzkové, technické a bezpečnostné údaje

• IP adresa,
• user agent,
• typ zariadenia,
• operačný systém,
• prehliadač,
• jazykové nastavenie,
• čas prístupu,
• URL a referrer,
• logy systému,
• chybové záznamy,
• bezpečnostné udalosti,
• informácie o využití služby,
• spotreba limitov,
• počet AI odpovedí,
• údaje o nastavení widgetu a klientskeho portálu.

3.5 Komunikačné údaje

• e-mailová komunikácia,
• správy zaslané cez kontaktný formulár,
• komunikácia s podporou,
• požiadavky, reklamácie a sťažnosti,
• interné poznámky k vybaveniu požiadavky,
• spätná väzba a hodnotenie služby.

3.6 Marketingové a analytické údaje

• návštevnosť webu,
• zdroj návštevy,
• interakcie s webom,
• udelené alebo odvolané súhlasy,
• informácie o kampaniach,
• záujem o službu,
• história obchodnej komunikácie,
• registrácia na newsletter,
• otvorenia e-mailu a kliknutia v e-maile, ak je táto funkcia používaná.

3.7 Referenčné údaje

• názov klienta,
• logo klienta,
• verejne dostupné informácie o klientovi,
• hodnotenia, recenzie alebo prípadová štúdia, ak sú poskytnuté alebo schválené klientom.

4. Účely a právne základy spracovania

5. Marketingová komunikácia

Klientom a záujemcom o službu môžeme zasielať obchodné oznámenia týkajúce sa služby INFLO, nových funkcií, prevádzkových oznámení, ponúk, prípadových štúdií alebo podobných služieb.

Obchodné oznámenia zasielame na základe súhlasu alebo oprávneného záujmu, ak nám to právne predpisy umožňujú. Odber obchodných oznámení je možné kedykoľvek odhlásiť prostredníctvom odkazu v e-maile alebo zaslaním správy na [email protected].

Servisné, bezpečnostné, fakturačné a zmluvné správy môžeme zasielať aj bez súhlasu, pretože sú nevyhnutné na poskytovanie služby alebo plnenie zmluvy.

6. Doba uchovávania osobných údajov

Osobné údaje uchovávame len po dobu nevyhnutnú pre daný účel, prípadne po dobu vyžadovanú právnymi predpismi.

Agregované a anonymizované dáta, z ktorých už nemožno určiť konkrétnu osobu, môžeme uchovávať dlhšie na štatistické, bezpečnostné, analytické a vývojové účely.

7. Kto má k údajom prístup

K osobným údajom majú prístup len osoby, ktoré ich potrebujú na výkon svojej činnosti, najmä administrátori, technická podpora, oprávnené osoby poskytovateľa a nevyhnutní dodávatelia.

Prístup k produkčným dátam je obmedzený podľa potreby a oprávnenia. Osoby s prístupom k osobným údajom sú viazané mlčanlivosťou.

Osobné údaje môžeme sprístupniť aj orgánom verejnej moci, ak nám takú povinnosť ukladá právny predpis alebo záväzné rozhodnutie.

8. Automatizované rozhodovanie

Nepoužívame osobné údaje klientov na automatizované rozhodovanie, ktoré by malo právne alebo obdobne významné účinky voči dotknutým osobám.

INFLO Chatbot generuje automatizované odpovede na otázky koncových používateľov. Tieto odpovede slúžia ako pomoc v komunikácii na webe klienta a samy o sebe nepredstavujú automatizované rozhodovanie s právnymi účinkami zo strany poskytovateľa.

9. Práva dotknutých osôb

Dotknutá osoba má za podmienok stanovených GDPR najmä tieto práva:

• právo na prístup k osobným údajom,
• právo na opravu nepresných údajov,
• právo na výmaz,
• právo na obmedzenie spracovania,
• právo na prenosnosť údajov,
• právo namietať proti spracovaniu založenému na oprávnenom záujme,
• právo odvolať súhlas, ak je spracovanie založené na súhlase,
• právo podať sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov.

Žiadosti je možné zasielať na [email protected].

Ak sa žiadosť týka údajov spracúvaných prostredníctvom widgetu na webe klienta, kde vystupujeme ako sprostredkovateľ, môžeme žiadosť postúpiť príslušnému klientovi alebo dotknutú osobu odkázať na klienta ako prevádzkovateľa osobných údajov.

10. Úrad na ochranu osobných údajov

Dotknutá osoba má právo podať sťažnosť na dozornom úrade:

Úrad pre ochranu osobných údajov (Česká republika) Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 Web: uoou.gov.cz

Časť B – Spracovateľská zmluva / DPA

11. Účel a postavenie strán

11.1. Táto časť upravuje spracovanie osobných údajov, ktoré VEMART Distribution s.r.o. vykonáva ako sprostredkovateľ pre klienta ako prevádzkovateľa v súvislosti so službou INFLO, najmä INFLO Chatbotom a INFLO Odstúpením od zmluvy.

11.2. Klient určuje účely a prostriedky spracovania osobných údajov koncových používateľov na svojom webe. Poskytovateľ spracúva tieto osobné údaje len na účel poskytovania služby a podľa pokynov klienta.

11.3. Táto spracovateľská zmluva je uzavretá okamihom, keď klient prijme obchodné podmienky, objedná službu, vytvorí účet, používa klientsky portál alebo nasadí vstupný bod INFLO na svoj web.

11.4. Ak klient uzavrie s poskytovateľom samostatnú písomnú spracovateľskú zmluvu, má táto samostatná zmluva prednosť pred touto časťou dokumentu.

12. Predmet spracovania

Predmetom je spracovanie osobných údajov koncových používateľov, návštevníkov webu, zákazníkov alebo potenciálnych zákazníkov klienta prostredníctvom produktov INFLO.

Spracovanie prebieha najmä pri:

• zobrazení widgetu na webe klienta,
• začatí a vedení konverzácie,
• generovaní AI odpovedí,
• odporúčaní produktov,
• použití dátových zdrojov klienta,
• odovzdaní konverzácie operátorovi,
• ukladaní histórie konverzácie,
• overení objednávky a prijatí vyhlásenia o odstúpení,
• vytvorení a správe prípadu, jeho položiek, stavu, termínov a histórie,
• komunikácii klienta so zákazníkom a evidencii doručenia prevádzkových e-mailov,
• ukladaní príloh, ak sú v danom procese povolené,
• meraní využitia služby,
• zabezpečení prevádzky,
• riešení incidentov a podpory.

13. Doba spracovania

Spracovanie trvá počas trvania zmluvného vzťahu medzi klientom a poskytovateľom a následne po dobu nevyhnutnú na výmaz, anonymizáciu, export, riešenie incidentov alebo ochranu právnych nárokov.

Textový obsah konverzácií Chatbotu uchovávame spravidla 180 dní a potom ho odstránime alebo redigujeme. Technické záznamy konverzačných relácií bez textového obsahu môžu byť uchovávané najviac 365 dní na štatistické, bezpečnostné, prevádzkové a fakturačné účely.

Podania a prípady INFLO Odstúpenia od zmluvy vrátane histórie, správ, interných poznámok a príloh sa uchovávajú počas aktívneho používania služby alebo do pokynu klienta na výmaz. Po ukončení zmluvy ich poskytovateľ vráti, vymaže alebo anonymizuje do 90 dní, ak právny predpis, riešenie incidentu alebo ochrana právnych nárokov nevyžadujú dlhšie uchovávanie.

Zálohy sú mazané v rámci bežného zálohovacieho cyklu.

14. Povaha a účel spracovania

Povaha spracovania je automatizované spracovanie osobných údajov prostredníctvom online SaaS služby.

Účelom spracovania je najmä:

• umožniť koncovému používateľovi komunikáciu prostredníctvom widgetu,
• odpovedať na otázku koncového používateľa,
• odporučiť relevantné produkty alebo informácie z dátových zdrojov klienta,
• odovzdať zložitejšiu otázku operátorovi klienta,
• zobraziť klientovi históriu a kontext konverzácie,
• overiť objednávku a prijať podanie zákazníka,
• vytvoriť, evidovať a riadiť prípad odstúpenia, jeho stav, termíny, históriu a komunikáciu,
• umožniť klientovi vyhodnocovať výkon asistenta,
• merať využitie limitov a tarifu,
• chrániť službu pred zneužitím,
• zabezpečiť bezpečnú a stabilnú prevádzku služby.

15. Kategórie dotknutých osôb

Spracovanie sa môže týkať najmä týchto kategórií dotknutých osôb:

• návštevníci webu klienta,
• zákazníci klienta,
• potenciálni zákazníci klienta,
• osoby komunikujúce prostredníctvom widgetu,
• osoby, ktorých údaje sú uvedené v konverzácii,
• osoby podávajúce vyhlásenie o odstúpení a osoby uvedené v objednávke alebo prípade,
• operátori a pracovníci klienta komunikujúci cez službu.

16. Kategórie osobných údajov spracúvaných pre klienta

V závislosti od nastavenia klienta a správania koncového používateľa môže dochádzať k spracovaniu najmä týchto údajov:

16.1 Konverzačné údaje

• otázky koncového používateľa,
• odpovede asistenta,
• odpovede operátora,
• história konverzácie,
• časové údaje správ,
• interný stav konverzácie,
• informácie o odovzdaní operátorovi,
• hodnotenie odpovede alebo spätná väzba, ak je funkcia dostupná.

16.2 Identifikátory relácie a návštevníka

• session ID,
• visitor ID,
• identifikátor konverzácie,
• identifikátor správy,
• identifikátor widgetu,
• identifikátor klienta, workspace, webu alebo e-shopu,
• údaje uložené v cookies, localStorage alebo sessionStorage, ak sú používané.

16.3 Technické a prevádzkové údaje

• IP adresa,
• user agent,
• typ zariadenia,
• operačný systém,
• prehliadač,
• jazyk,
• URL stránky,
• referrer,
• čas návštevy,
• približná krajina alebo región podľa technických údajov,
• logy a diagnostické údaje.

16.4 Produktový a obchodný kontext

• navštívená produktová stránka,
• ID produktu,
• názov produktu,
• kategória,
• cena,
• dostupnosť,
• variant produktu,
• relevantný obsah košíka, ak je klientom napojený,
• informácie o doprave, platbe, vrátení tovaru, reklamáciách a ďalších obchodných podmienkach klienta.

16.5 Kontaktné údaje koncového používateľa

Ak klient túto funkciu aktivuje alebo ak ju služba v budúcnosti ponúkne, môže widget spracúvať najmä:

• meno,
• e-mail,
• telefón,
• číslo objednávky,
• preferovaný spôsob kontaktu,
• ďalšie údaje poskytnuté koncovým používateľom na vybavenie požiadavky.

16.6 Dátové zdroje klienta

Služba môže spracúvať údaje obsiahnuté v dátových zdrojoch klienta, najmä:

• produktové feedy,
• produktové popisy,
• FAQ,
• obchodné podmienky klienta,
• informácie o doprave a platbe,
• informácie o reklamáciách a vrátení tovaru,
• vlastné dokumenty klienta,
• obsah webových stránok klienta získaný pomocou webscrapera,
• znalostnú bázu klienta,
• metadáta dokumentov a zdrojov.

Dátové zdroje môžu byť ukladané aj vo vector databáze za účelom vyhľadania relevantného kontextu pre odpoveď asistenta.

16.7 Údaje INFLO Odstúpenia od zmluvy

Pri použití INFLO Odstúpenia od zmluvy môže služba spracúvať najmä:

• meno, e-mail, telefón a ďalšie kontaktné údaje zákazníka,
• číslo, dátum a ďalšie údaje o objednávke,
• objednané produkty, varianty, množstvo a položky prípadu,
• vyhlásenie o odstúpení, dôvod uvedený zákazníkom a čas podania,
• identifikátor, stav, termíny, riešiteľa a históriu prípadu,
• správy zákazníka a klienta, interné poznámky a auditné udalosti,
• záznamy o doručení e-mailov a súvisiace technické údaje,
• prílohy a ich metadáta, ak ich klient alebo zákazník vloží do služby.

Poskytovateľ tieto údaje používa iba na technické prijatie, evidenciu a obsluhu prípadu podľa pokynov klienta. Nevykonáva automatizované právne rozhodnutie o oprávnenosti odstúpenia.

17. Zakázané a nevhodné údaje

Služba nie je určená na spracovanie osobitných kategórií osobných údajov ani vysoko citlivých údajov.

Klient nesmie prostredníctvom služby úmyselne spracúvať najmä:

• rodné čísla,
• čísla občianskych preukazov, pasov alebo iných dokladov,
• celé údaje platobných kariet,
• bezpečnostné kódy platobných kariet,
• heslá a prístupové údaje,
• údaje o zdravotnom stave,
• biometrické údaje,
• genetické údaje,
• údaje o náboženstve, politických názoroch, sexuálnej orientácii alebo členstve v odboroch,
• údaje o deťoch, ak na to nie je výslovný právny dôvod a dohoda strán,
• iné údaje, ktoré nie sú nevyhnutné pre účel služby.

Ak koncový používateľ také údaje do konverzácie vloží, môže poskytovateľ vykonávať automatizované alebo pravidelné kontroly databázy za účelom ich odstránenia, anonymizácie alebo obmedzenia ďalšieho spracovania.

18. Pokyny prevádzkovateľa

18.1. Klient dáva poskytovateľovi pokyn na spracovanie osobných údajov v rozsahu nevyhnutnom na poskytovanie služby INFLO.

18.2. Za pokyny klienta sa považujú najmä:

• tieto podmienky,
• obchodné podmienky služby,
• nastavenia služby v klientskom portáli,
• nastavenia widgetu,
• napojené dátové zdroje,
• nastavenia retencie, ak sú dostupné,
• nastavenia odovzdania operátorovi,
• ďalšie písomné alebo elektronické pokyny klienta prijaté poskytovateľom.

18.3. Ak poskytovateľ dospeje k záveru, že pokyn klienta porušuje právne predpisy, upozorní na to klienta, ak mu v tom nebráni právny predpis alebo bezpečnostné dôvody.

19. Povinnosti poskytovateľa ako sprostredkovateľa

Poskytovateľ sa zaväzuje najmä:

• spracúvať osobné údaje len na základe pokynov klienta,
• spracúvať osobné údaje len na účely poskytovania služby,
• zabezpečiť, aby osoby oprávnené spracúvať osobné údaje boli viazané mlčanlivosťou,
• prijať primerané technické a organizačné bezpečnostné opatrenia,
• zapájať ďalších sprostredkovateľov len za podmienok uvedených v tejto DPA,
• primerane pomáhať klientovi pri plnení jeho povinností podľa GDPR,
• primerane pomáhať klientovi pri riešení žiadostí dotknutých osôb,
• informovať klienta o bezpečnostnom incidente týkajúcom sa osobných údajov,
• po skončení poskytovania služby osobné údaje vymazať, anonymizovať alebo vrátiť podľa podmienok služby,
• poskytnúť klientovi primerané informácie potrebné na preukázanie súladu s touto DPA.

20. Povinnosti klienta ako prevádzkovateľa

Klient zodpovedá najmä za:

• zákonnosť spracovania osobných údajov koncových používateľov,
• určenie účelu a právneho základu spracovania,
• splnenie informačných povinností voči koncovým používateľom,
• nastavenie cookie súhlasov a obdobných mechanizmov na svojom webe,
• obsah dátových zdrojov,
• správnosť, aktuálnosť a zákonnosť údajov odovzdaných do služby,
• nastavenie asistenta a povolených tém,
• posúdenie vhodnosti služby pre konkrétne použitie,
• zabezpečenie, že do služby nebudú vkladané zakázané alebo nadbytočné osobné údaje,
• riešenie práv koncových používateľov ako dotknutých osôb,
• zákonnosť komunikácie operátorov.

21. AI spracovanie a odovzdávanie dát AI poskytovateľom

21.1. Služba používa prvky umelej inteligencie na generovanie odpovedí, vyhľadanie relevantného kontextu a odporúčanie informácií alebo produktov.

21.2. Za účelom vygenerovania odpovede môžu byť AI poskytovateľom alebo prostredníctvom AI gateway odovzdávané najmä:

• otázka koncového používateľa,
• relevantná história konverzácie,
• relevantné časti znalostnej bázy klienta,
• produktové informácie,
• informácie o doprave, platbe, dostupnosti alebo vrátení tovaru,
• inštrukcie a nastavenia asistenta,
• metadáta stránky alebo relácie, ak sú nevyhnutné pre odpoveď.

21.3. Poskytovateľ nepoužíva dáta klienta ani konverzácie koncových používateľov na trénovanie všeobecných AI modelov poskytovateľa alebo tretích strán, ak na to klient neposkytne výslovný súhlas alebo ak to nebude výslovne dohodnuté v samostatnej zmluve.

21.4. Poskytovateľ môže používať anonymizované alebo agregované dáta na bezpečnostné, analytické, štatistické a vývojové účely, ak z nich nemožno rozumne identifikovať klienta, koncového používateľa ani konkrétnu konverzáciu.

21.5. Ak je to technicky dostupné a nastavené, poskytovateľ využíva režimy obmedzenej retencie, zákazu trénovania alebo zero data retention pri AI gateway alebo AI poskytovateľoch. Konkrétne pravidlá spracovania pri AI poskytovateľoch sa môžu riadiť ich aktuálnymi zmluvnými a technickými podmienkami.

22. Ďalší sprostredkovatelia

22.1. Klient udeľuje poskytovateľovi všeobecné povolenie na zapojenie ďalších sprostredkovateľov uvedených v Časti C – Zoznam ďalších sprostredkovateľov, dodávateľov a príjemcov údajov.

22.2. Poskytovateľ môže zoznam ďalších sprostredkovateľov priebežne aktualizovať, najmä pri zmene infraštruktúry, funkcií služby, AI poskytovateľov, platobných nástrojov, e-mailových služieb alebo ďalších dodávateľov.

22.3. Poskytovateľ bude klienta o podstatnej zmene ďalších sprostredkovateľov informovať primeraným spôsobom, napríklad zverejnením aktualizovaného zoznamu, oznámením v klientskom portáli alebo e-mailom.

22.4. Ak klient so zapojením nového ďalšieho sprostredkovateľa nesúhlasí, môže vzniesť odôvodnenú námietku. Ak nebude možné námietku rozumne vyriešiť, môže klient ukončiť používanie služby ku koncu aktuálneho fakturačného obdobia.

22.5. Poskytovateľ zodpovedá za to, že s ďalšími sprostredkovateľmi uzavrie zodpovedajúce zmluvné dojednania o ochrane osobných údajov v rozsahu vyžadovanom právnymi predpismi.

23. Prenosy mimo EHP

23.1. Poskytovateľ sa snaží využívať európske regióny a európske umiestnenie dát tam, kde je to technicky a zmluvne dostupné.

23.2. Niektorí dodávatelia služby sú však globálne spoločnosti alebo spoločnosti so sídlom mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. V takom prípade môže dochádzať k prenosu osobných údajov mimo EHP.

23.3. Ak dochádza k prenosu osobných údajov mimo EHP, poskytovateľ využíva dostupné právne mechanizmy, najmä rozhodnutia o primeranosti, EU-U.S. Data Privacy Framework, štandardné zmluvné doložky alebo iné vhodné opatrenia podľa GDPR.

23.4. Poskytovateľ neodporúča tvrdiť, že všetko spracovanie prebieha výhradne v EÚ, ak sú používaní globálni dodávatelia ako poskytovatelia AI modelov, platobných služieb, cloudovej infraštruktúry, analytiky alebo e-mailových služieb.

24. Bezpečnostné opatrenia

Poskytovateľ prijíma primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov. Tieto opatrenia môžu zahŕňať najmä:

• šifrovaný prenos dát pomocou HTTPS/TLS,
• riadenie prístupov podľa rolí,
• obmedzenie produkčných prístupov na oprávnených administrátorov,
• oddelenie dát jednotlivých klientov pomocou tenantového modelu,
• bezpečnostné logovanie,
• auditné záznamy,
• zálohovanie,
• monitoring prevádzky,
• pravidelné aktualizácie systému,
• primerané zabezpečenie infraštruktúry,
• kontrolu neoprávnených alebo nadbytočných osobných údajov v databáze,
• anonymizáciu obsahu konverzácií po uplynutí retenčnej doby,
• zmluvné záväzky mlčanlivosti osôb s prístupom k údajom.

Bezpečnostné opatrenia sa môžu priebežne meniť podľa vývoja služby, rizík, technológií a požiadaviek právnych predpisov.

25. Bezpečnostné incidenty

25.1. Ak poskytovateľ zistí porušenie zabezpečenia osobných údajov, ktoré sa týka osobných údajov spracúvaných pre klienta, informuje klienta bez zbytočného odkladu po tom, čo sa o incidente dozvie a vyhodnotí jeho základnú povahu.

25.2. Oznámenie bude obsahovať informácie dostupné poskytovateľovi, najmä povahu incidentu, dotknuté kategórie údajov, prijaté alebo navrhované opatrenia a kontaktný bod pre ďalšiu komunikáciu.

25.3. Klient zodpovedá za posúdenie, či má incident oznámiť dozornému úradu alebo dotknutým osobám, ak túto povinnosť má ako prevádzkovateľ osobných údajov.

25.4. Poskytovateľ poskytne klientovi primeranú súčinnosť potrebnú na splnenie týchto povinností.

26. Žiadosti dotknutých osôb

26.1. Ak sa dotknutá osoba obráti na poskytovateľa so žiadosťou týkajúcou sa údajov spracúvaných pre klienta, poskytovateľ ju môže odkázať na klienta ako prevádzkovateľa alebo žiadosť klientovi postúpiť.

26.2. Poskytovateľ poskytne klientovi primeranú technickú a organizačnú súčinnosť pri vybavení žiadostí dotknutých osôb, ak je to možné a primerané povahe služby.

26.3. Ak by vybavenie žiadosti vyžadovalo neprimeranú prácu alebo individuálny technický zásah mimo bežnej funkcionality služby, môže poskytovateľ požadovať primeranú náhradu nákladov, ak sa strany nedohodnú inak.

27. Audit a preukázanie súladu

27.1. Poskytovateľ poskytne klientovi primerané informácie potrebné na preukázanie plnenia povinností podľa tejto DPA.

27.2. Audit zo strany klienta je možný len po predchádzajúcej dohode, v primeranom rozsahu, za podmienok chrániacich bezpečnosť služby, dôverné informácie poskytovateľa, dáta ostatných klientov a prevádzku služby.

27.3. Klient nesmie vykonávať penetračné testy, skenovanie zraniteľností alebo iné bezpečnostné testy bez predchádzajúceho písomného súhlasu poskytovateľa.

27.4. Poskytovateľ môže namiesto individuálneho auditu poskytnúť primeranú dokumentáciu, bezpečnostné zhrnutie, certifikácie, potvrdenia dodávateľov alebo iné materiály, ak sú dostupné.

28. Vrátenie, výmaz a anonymizácia údajov

28.1. Po ukončení zmluvy poskytovateľ osobné údaje spracúvané pre klienta vymaže, anonymizuje alebo umožní ich export, ak to funkcie služby umožňujú a ak právne predpisy alebo oprávnené záujmy nevyžadujú dlhšie uchovávanie.

28.2. Textový obsah konverzácií Chatbotu sa uchováva spravidla 180 dní a potom sa odstráni alebo rediguje. Technické záznamy konverzačných relácií bez textového obsahu sa môžu uchovávať najviac 365 dní.

28.3. Podania a prípady INFLO Odstúpenia od zmluvy sa počas aktívnej služby uchovávajú podľa pokynov klienta. Po ukončení zmluvy sa vrátia, vymažú alebo anonymizujú do 90 dní, ak právne predpisy, riešenie incidentu alebo ochrana právnych nárokov nevyžadujú dlhšie uchovávanie.

28.4. Zálohy sú mazané postupne v rámci bežného zálohovacieho cyklu a nemusí byť technicky možné odstrániť konkrétny záznam okamžite z každej záložnej kópie. Zálohy sú chránené a používané len na obnovu systému alebo bezpečnostné účely.

Časť C – Zoznam ďalších sprostredkovateľov, dodávateľov a príjemcov údajov

Táto časť uvádza hlavných dodávateľov, ďalších sprostredkovateľov a príjemcov údajov, ktorých môže poskytovateľ používať pri prevádzke služby. Konkrétny rozsah zapojenia sa môže líšiť podľa používaných funkcií, tarifu, nastavenia klienta a technickej architektúry.

Poskytovateľ môže zoznam priebežne aktualizovať. Aktuálny zoznam by mal byť vždy dostupný na webe poskytovateľa alebo v klientskom portáli.

Časť D – Cookies, localStorage, sessionStorage a obdobné technológie

29. Všeobecne

Web inflo.cz, klientsky portál, INFLO Chatbot a vstupné body INFLO Odstúpenia od zmluvy môžu používať cookies, localStorage, sessionStorage a iné úložisko prehliadača alebo obdobné technológie.

Tieto technológie môžu slúžiť najmä na:

• zabezpečenie základného fungovania webu a služby,
• udržanie relácie,
• bezpečnosť,
• zapamätanie nastavení,
• plynulý priebeh konverzácie,
• zachovanie technického stavu formulára a nadväznosti podania,
• meranie návštevnosti,
• analytiku,
• marketing a remarketing, ak na to používateľ udelí súhlas.

30. Prehľad kategórií technológií

31. Vstupné body na webe klienta

INFLO Chatbot a vstupné body INFLO Odstúpenia od zmluvy môžu používať technické identifikátory a úložisko prehliadača na vedenie konverzácie, bezpečné vyplnenie formulára a zachovanie nadväznosti relácie.

Klient ako prevádzkovateľ webu zodpovedá za to, že použitie widgetu bude správne popísané v jeho vlastných zásadách ochrany osobných údajov a cookie policy.

Ak použitie konkrétnej technológie vyžaduje súhlas koncového používateľa, zodpovedá za jeho získanie klient.

32. Cookie preferencie

Používateľ môže spravovať svoje cookie preferencie prostredníctvom cookie lišty alebo nastavení súhlasov, ak je na webe dostupné.

Niektoré technické cookies a obdobné technológie sú nevyhnutné pre fungovanie služby a nemožno ich vypnúť bez obmedzenia funkčnosti webu alebo widgetu.

Časť E – Vzor informácie pre klientov na ich web

Táto časť je len odporúčaný vzor textu, ktorý môže klient upraviť podľa svojho konkrétneho použitia služby, právneho základu, nastavenia webu a vlastných zásad ochrany osobných údajov.

33. Krátka informácia pri widgete

Na našom webe používame AI asistenta INFLO Chatbot, ktorý vám pomáha s výberom produktov, odpovedá na otázky a môže vás prepojiť s naším operátorom. Komunikácia s asistentom môže byť ukladaná a spracúvaná za účelom vybavenia otázky, zlepšenia zákazníckej podpory, bezpečnosti a vyhodnotenia kvality služby.

34. Vzor do zásad ochrany osobných údajov klienta

Na našom webe používame službu INFLO Chatbot, ktorú poskytuje spoločnosť VEMART Distribution s.r.o. Táto služba umožňuje návštevníkom webu komunikovať s AI asistentom, získať odpovede na otázky týkajúce sa nášho sortimentu, dopravy, platieb, vrátenia tovaru alebo iných tém súvisiacich s naším webom.

V rámci používania asistenta môže dochádzať k spracovaniu obsahu konverzácie, technických identifikátorov relácie, údajov o zariadení a prehliadači, URL stránky, času komunikácie a prípadne kontaktných údajov, ak ich návštevník dobrovoľne poskytne na účely ďalšej komunikácie alebo odovzdania operátorovi.

Prevádzkovateľom osobných údajov spracúvaných prostredníctvom asistenta sme my ako prevádzkovateľ tohto webu. Spoločnosť VEMART Distribution s.r.o. vystupuje v tejto súvislosti ako náš sprostredkovateľ.

Účelom spracovania je vybavenie otázky návštevníka, poskytovanie zákazníckej podpory, odporúčanie relevantných produktov, zabezpečenie nadväznosti konverzácie, bezpečnosť služby a vyhodnotenie jej využitia.

Právnym základom spracovania môže byť plnenie zmluvy, vykonanie opatrení pred uzavretím zmluvy, oprávnený záujem na poskytovaní zákazníckej podpory a zlepšovaní služieb, prípadne súhlas, ak je vyžadovaný pre určité technológie alebo marketingové účely.

Obsah konverzácií je uchovávaný spravidla po obmedzenú dobu a následne anonymizovaný alebo odstránený podľa nastavenia služby a našich retenčných pravidiel.

35. Vzor do cookie policy klienta

Na webe môžu byť používané INFLO Chatbot a formulár alebo iný vstupný bod INFLO Odstúpenia od zmluvy. Môžu využívať technické cookies, sessionStorage, localStorage alebo iné úložisko prehliadača na udržanie relácie, zachovanie nadväznosti konverzácie či podania, zapamätanie technického stavu, bezpečnosť a správne fungovanie služby.

Tieto technológie sú používané najmä na technické a funkčné účely. Ak by prostredníctvom widgetu alebo súvisiacich nástrojov dochádzalo k analytickému alebo marketingovému spracovaniu, bude také spracovanie aktivované len podľa nastavenia súhlasov na tomto webe.

36. Odporúčané upozornenie pre koncového používateľa

Odporúčame, aby klient vo widgete alebo v jeho okolí uviedol zrozumiteľnú informáciu, že používateľ komunikuje s AI asistentom. Napríklad:

„Komunikujete s AI asistentom. Pri zložitejších otázkach môže byť konverzácia odovzdaná nášmu operátorovi.“

37. Vzor informácie k INFLO Odstúpeniu od zmluvy

„Na online podanie odstúpenia od zmluvy používame službu INFLO Odstúpenie od zmluvy poskytovanú spoločnosťou VEMART Distribution s.r.o. Prostredníctvom formulára spracúvame údaje potrebné na overenie objednávky, prijatie a evidenciu vášho podania, komunikáciu a vybavenie prípadu, najmä kontaktné údaje, údaje o objednávke a položkách prípadu, obsah podania, správy a prípadné prílohy. Prevádzkovateľom týchto údajov sme my ako prevádzkovateľ e-shopu; VEMART Distribution s.r.o. je naším sprostredkovateľom. Právny základ, dobu uchovania a vaše práva opisujú naše zásady ochrany osobných údajov.“

Záverečné ustanovenia

Tento dokument môže byť priebežne aktualizovaný, najmä pri zmene služby, zapojení nových dodávateľov, zmene právnych predpisov, zmene technického riešenia alebo zmene účelov spracovania.

O podstatných zmenách môže poskytovateľ klientov informovať e-mailom, oznámením v klientskom portáli alebo zverejnením novej verzie dokumentu na webe.

Tento dokument by mal byť čítaný spoločne s obchodnými podmienkami služby INFLO.