Zpracování osobních údajů služby INFLO

Účinné od: 27. 8. 2026 Verze: 2.0

Tento dokument popisuje, jak společnost VEMART Distribution s.r.o., IČO: 11763426, DIČ: CZ11763426, se sídlem Světova 523/1, Libeň, 180 00 Praha 8, zpracovává osobní údaje v souvislosti se službou INFLO, zejména produkty INFLO Chatbot a INFLO Odstoupení od smlouvy.

Kontakt pro otázky k ochraně osobních údajů: [email protected] Web: inflo.cz

Společnost VEMART Distribution s.r.o. nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.

Tento dokument je rozdělen do několika částí:

• Část A – Zásady zpracování osobních údajů, kde VEMART Distribution s.r.o. vystupuje jako správce osobních údajů.
• Část B – Zpracovatelská smlouva / DPA, kde VEMART Distribution s.r.o. vystupuje jako zpracovatel osobních údajů pro klienta.
• Část C – Seznam dalších zpracovatelů, dodavatelů a příjemců údajů.
• Část D – Cookies, localStorage, sessionStorage a obdobné technologie.
• Část E – Vzor informace pro klienty na jejich web.

Část B tohoto dokumentu tvoří zpracovatelskou smlouvu ve smyslu čl. 28 GDPR a je součástí smluvního vztahu mezi poskytovatelem a klientem.

Část A – Zásady zpracování osobních údajů

1. Kdy vystupujeme jako správce osobních údajů

VEMART Distribution s.r.o. vystupuje jako správce osobních údajů zejména v těchto situacích:

• návštěva webu inflo.cz,
• registrace a používání klientského portálu,
• správa uživatelských účtů klientů,
• objednávka služby, fakturace a platby,
• komunikace s klientem nebo zájemcem o službu,
• poskytování zákaznické a technické podpory,
• bezpečnost, prevence zneužití a ochrana služby,
• vedení obchodní evidence,
• marketing, newslettery, měření návštěvnosti a obchodní komunikace,
• uplatňování právních nároků a plnění zákonných povinností.

V těchto případech určujeme účely a prostředky zpracování osobních údajů sami.

2. Kdy vystupujeme jako zpracovatel osobních údajů

Pokud klient používá INFLO Chatbot nebo INFLO Odstoupení od smlouvy na svém webu a prostřednictvím widgetu, formuláře či jiného vstupního bodu dochází ke zpracování údajů návštěvníků nebo zákazníků klienta, vystupuje klient typicky jako správce osobních údajů a VEMART Distribution s.r.o. jako zpracovatel.

Toto zpracování je podrobně upraveno v Části B – Zpracovatelská smlouva / DPA.

Koncový zákazník, který komunikuje s widgetem na webu klienta, není zákazníkem společnosti VEMART Distribution s.r.o. Smluvní vztah má v takovém případě s klientem, tedy provozovatelem příslušného webu nebo e-shopu.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme jako správce

V rozsahu nezbytném pro níže uvedené účely můžeme zpracovávat zejména tyto kategorie údajů:

3.1 Identifikační a kontaktní údaje

• jméno a příjmení,
• název firmy,
• IČO, DIČ,
• fakturační adresa,
• sídlo nebo místo podnikání,
• e-mailová adresa,
• telefonní číslo,
• pracovní pozice,
• kontaktní osoba klienta.

3.2 Údaje o účtu a přístupech

• e-mail použitý pro přihlášení,
• hash hesla nebo údaje o externím přihlášení,
• role a oprávnění uživatele,
• přiřazení k organizaci, workspace nebo webu,
• datum vytvoření účtu,
• historie přihlášení,
• bezpečnostní záznamy,
• nastavení účtu.

3.3 Fakturační a platební údaje

• zvolený tarif,
• fakturační období,
• historie plateb,
• vystavené faktury,
• údaje potřebné pro daňové doklady,
• identifikátory plateb u platebního poskytovatele,
• identifikátor zákazníka u platebního poskytovatele,
• poslední čtyři číslice platební karty, značka karty a stav platební metody, pokud jsou dostupné prostřednictvím platebního poskytovatele.

Neukládáme celé číslo platební karty ani bezpečnostní kód karty.

3.4 Provozní, technické a bezpečnostní údaje

• IP adresa,
• user agent,
• typ zařízení,
• operační systém,
• prohlížeč,
• jazykové nastavení,
• čas přístupu,
• URL a referrer,
• logy systému,
• chybové záznamy,
• bezpečnostní události,
• informace o využití služby,
• spotřeba limitů,
• počet AI odpovědí,
• údaje o nastavení widgetu a klientského portálu.

3.5 Komunikační údaje

• e-mailová komunikace,
• zprávy zaslané přes kontaktní formulář,
• komunikace s podporou,
• požadavky, reklamace a stížnosti,
• interní poznámky k vyřízení požadavku,
• zpětná vazba a hodnocení služby.

3.6 Marketingové a analytické údaje

• návštěvnost webu,
• zdroj návštěvy,
• interakce s webem,
• udělené nebo odvolané souhlasy,
• informace o kampaních,
• zájem o službu,
• historie obchodní komunikace,
• registrace k newsletteru,
• otevření e-mailu a kliknutí v e-mailu, pokud je tato funkce používána.

3.7 Referenční údaje

• název klienta,
• logo klienta,
• veřejně dostupné informace o klientovi,
• hodnocení, recenze nebo případová studie, pokud jsou poskytnuty nebo schváleny klientem.

4. Účely a právní základy zpracování

5. Marketingová komunikace

Klientům a zájemcům o službu můžeme zasílat obchodní sdělení týkající se služby INFLO, nových funkcí, provozních oznámení, nabídek, případových studií nebo podobných služeb.

Obchodní sdělení zasíláme na základě souhlasu nebo oprávněného zájmu, pokud nám to právní předpisy umožňují. Odběr obchodních sdělení lze kdykoliv odhlásit prostřednictvím odkazu v e-mailu nebo zasláním zprávy na [email protected].

Servisní, bezpečnostní, fakturační a smluvní zprávy můžeme zasílat i bez souhlasu, protože jsou nezbytné pro poskytování služby nebo plnění smlouvy.

6. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel, případně po dobu vyžadovanou právními předpisy.

Agregovaná a anonymizovaná data, ze kterých již nelze určit konkrétní osobu, můžeme uchovávat déle pro statistické, bezpečnostní, analytické a vývojové účely.

7. Kdo má k údajům přístup

K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují pro výkon své činnosti, zejména administrátoři, technická podpora, oprávněné osoby poskytovatele a nezbytní dodavatelé.

Přístup k produkčním datům je omezen podle potřeby a oprávnění. Osoby s přístupem k osobním údajům jsou vázány mlčenlivostí.

Osobní údaje můžeme zpřístupnit také orgánům veřejné moci, pokud nám takovou povinnost ukládá právní předpis nebo závazné rozhodnutí.

8. Automatizované rozhodování

Nepoužíváme osobní údaje klientů k automatizovanému rozhodování, které by mělo právní nebo obdobně významné účinky vůči subjektům údajů.

INFLO Chatbot generuje automatizované odpovědi na dotazy koncových uživatelů. Tyto odpovědi slouží jako pomoc v komunikaci na webu klienta a samy o sobě nepředstavují automatizované rozhodování s právními účinky ze strany poskytovatele.

INFLO Odstoupení od smlouvy přijímá a eviduje podání, ale neprovádí automatizované právní rozhodnutí o jejich oprávněnosti, vrácení peněz ani jiném právu zákazníka. O dalším postupu rozhoduje klient jako správce.

9. Práva subjektů údajů

Subjekt údajů má za podmínek stanovených GDPR zejména tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných údajů,
• právo na výmaz,
• právo na omezení zpracování,
• právo na přenositelnost údajů,
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Žádosti lze zasílat na [email protected].

Pokud se žádost týká údajů zpracovávaných prostřednictvím widgetu na webu klienta, kde vystupujeme jako zpracovatel, můžeme žádost předat příslušnému klientovi nebo subjekt údajů odkázat na klienta jako správce osobních údajů.

10. Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7 Web: uoou.gov.cz

Část B – Zpracovatelská smlouva / DPA

11. Účel a postavení stran

11.1. Tato část dokumentu upravuje zpracování osobních údajů, které VEMART Distribution s.r.o. provádí jako zpracovatel pro klienta jako správce osobních údajů v souvislosti s používáním služby INFLO, zejména INFLO Chatbotu a INFLO Odstoupení od smlouvy.

11.2. Klient určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů koncových uživatelů na svém webu. Poskytovatel zpracovává tyto osobní údaje pouze za účelem poskytování služby a podle pokynů klienta.

11.3. Tato zpracovatelská smlouva je uzavřena okamžikem, kdy klient přijme obchodní podmínky, objedná službu, vytvoří účet, používá klientský portál nebo nasadí některý vstupní bod INFLO na svůj web.

11.4. Pokud klient uzavře s poskytovatelem samostatnou písemnou zpracovatelskou smlouvu, má tato samostatná smlouva přednost před touto částí dokumentu.

12. Předmět zpracování

Předmětem zpracování je zpracování osobních údajů koncových uživatelů, návštěvníků webu, zákazníků nebo potenciálních zákazníků klienta prostřednictvím produktů INFLO.

Zpracování probíhá zejména při:

• zobrazení widgetu na webu klienta,
• zahájení a vedení konverzace,
• generování AI odpovědí,
• doporučování produktů,
• použití datových zdrojů klienta,
• předání konverzace operátorovi,
• ukládání historie konverzace,
• ověření objednávky a přijetí prohlášení o odstoupení,
• vytvoření a správa případu, jeho položek, stavu, termínů a historie,
• komunikace klienta se zákazníkem a evidence doručení provozních e-mailů,
• ukládání příloh, pokud jsou v konkrétním procesu povoleny,
• měření využití služby,
• zabezpečení provozu,
• řešení incidentů a podpory.

13. Doba zpracování

Zpracování trvá po dobu trvání smluvního vztahu mezi klientem a poskytovatelem a následně po dobu nezbytnou pro výmaz, anonymizaci, export, řešení incidentů nebo ochranu právních nároků.

Textový obsah konverzací Chatbotu je zpravidla uchováván po dobu 180 dní a poté odstraněn nebo redigován. Technické záznamy konverzačních relací bez textového obsahu mohou být uchovávány nejdéle 365 dní pro statistické, bezpečnostní, provozní a fakturační účely.

Podání a případy INFLO Odstoupení od smlouvy, včetně jejich historie, zpráv, interních poznámek a příloh, jsou uchovávány po dobu aktivního používání služby nebo do pokynu klienta k jejich výmazu. Po ukončení smlouvy je poskytovatel vrátí, vymaže nebo anonymizuje do 90 dní, pokud právní předpis, řešení incidentu nebo ochrana právních nároků nevyžadují delší uchování.

Zálohy jsou mazány v rámci běžného zálohovacího cyklu.

14. Povaha a účel zpracování

Povaha zpracování je automatizované zpracování osobních údajů prostřednictvím online SaaS služby.

Účelem zpracování je zejména:

• umožnit koncovému uživateli komunikaci prostřednictvím widgetu,
• odpovědět na dotaz koncového uživatele,
• doporučit relevantní produkty nebo informace z datových zdrojů klienta,
• předat složitější dotaz operátorovi klienta,
• zobrazit klientovi historii a kontext konverzace,
• ověřit objednávku a přijmout podání zákazníka,
• vytvořit, evidovat a řídit případ odstoupení, jeho stav, termíny, historii a komunikaci,
• umožnit klientovi vyhodnocovat výkon asistenta,
• měřit využití limitů a tarifu,
• chránit službu před zneužitím,
• zajistit bezpečný a stabilní provoz služby.

15. Kategorie subjektů údajů

Zpracování se může týkat zejména těchto kategorií subjektů údajů:

• návštěvníci webu klienta,
• zákazníci klienta,
• potenciální zákazníci klienta,
• osoby komunikující prostřednictvím widgetu,
• osoby, jejichž údaje jsou uvedeny v konverzaci,
• osoby podávající prohlášení o odstoupení a osoby uvedené v objednávce nebo případu,
• operátoři a pracovníci klienta komunikující přes službu.

16. Kategorie osobních údajů zpracovávaných pro klienta

V závislosti na nastavení klienta a chování koncového uživatele může docházet ke zpracování zejména těchto údajů:

16.1 Konverzační údaje

• dotazy koncového uživatele,
• odpovědi asistenta,
• odpovědi operátora,
• historie konverzace,
• časové údaje zpráv,
• interní stav konverzace,
• informace o předání operátorovi,
• hodnocení odpovědi nebo zpětná vazba, pokud je funkce dostupná.

16.2 Identifikátory relace a návštěvníka

• session ID,
• visitor ID,
• identifikátor konverzace,
• identifikátor zprávy,
• identifikátor widgetu,
• identifikátor klienta, workspace, webu nebo e-shopu,
• údaje uložené v cookies, localStorage nebo sessionStorage, pokud jsou používány.

16.3 Technické a provozní údaje

• IP adresa,
• user agent,
• typ zařízení,
• operační systém,
• prohlížeč,
• jazyk,
• URL stránky,
• referrer,
• čas návštěvy,
• přibližná země nebo region podle technických údajů,
• logy a diagnostické údaje.

16.4 Produktový a obchodní kontext

• navštívená produktová stránka,
• ID produktu,
• název produktu,
• kategorie,
• cena,
• dostupnost,
• varianta produktu,
• relevantní obsah košíku, pokud je klientem napojen,
• informace o dopravě, platbě, vrácení zboží, reklamacích a dalších obchodních podmínkách klienta.

16.5 Kontaktní údaje koncového uživatele

Pokud klient tuto funkci aktivuje nebo pokud ji služba v budoucnu nabídne, může widget zpracovávat zejména:

• jméno,
• e-mail,
• telefon,
• číslo objednávky,
• preferovaný způsob kontaktu,
• další údaje poskytnuté koncovým uživatelem pro vyřízení požadavku.

16.6 Datové zdroje klienta

Služba může zpracovávat údaje obsažené v datových zdrojích klienta, zejména:

• produktové feedy,
• produktové popisy,
• FAQ,
• obchodní podmínky klienta,
• informace o dopravě a platbě,
• informace o reklamacích a vrácení zboží,
• vlastní dokumenty klienta,
• obsah webových stránek klienta získaný pomocí webscraperu,
• znalostní bázi klienta,
• metadata dokumentů a zdrojů.

Datové zdroje mohou být ukládány také ve vector databázi za účelem vyhledání relevantního kontextu pro odpověď asistenta.

16.7 Údaje INFLO Odstoupení od smlouvy

Při použití produktu INFLO Odstoupení od smlouvy může služba podle nastavení klienta zpracovávat zejména:

• jméno, e-mail, telefon a další kontaktní údaje zákazníka,
• číslo, datum a další údaje o objednávce,
• objednané produkty, varianty, množství a položky případu,
• prohlášení o odstoupení, důvod uvedený zákazníkem a čas podání,
• identifikátor, stav, termíny, řešitele a historii případu,
• zprávy zákazníka a klienta, interní poznámky a auditní události,
• záznamy o doručení e-mailů a související technické údaje,
• přílohy a jejich metadata, pokud je klient nebo zákazník do služby vloží.

Poskytovatel tyto údaje používá pouze k technickému přijetí, evidenci a obsluze případu podle pokynů klienta. Neprovádí automatizované právní rozhodnutí o oprávněnosti odstoupení.

17. Zakázané a nevhodné údaje

Služba není určena ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů ani vysoce citlivých údajů.

Klient nesmí prostřednictvím služby úmyslně zpracovávat zejména:

• rodná čísla,
• čísla občanských průkazů, pasů nebo jiných dokladů,
• celé údaje platebních karet,
• bezpečnostní kódy platebních karet,
• hesla a přístupové údaje,
• údaje o zdravotním stavu,
• biometrické údaje,
• genetické údaje,
• údaje o náboženství, politických názorech, sexuální orientaci nebo členství v odborech,
• údaje o dětech, pokud k tomu není výslovný právní důvod a dohoda stran,
• jiné údaje, které nejsou nezbytné pro účel služby.

Pokud koncový uživatel takové údaje do konverzace vloží, může poskytovatel provádět automatizované nebo pravidelné kontroly databáze za účelem jejich odstranění, anonymizace nebo omezení dalšího zpracování.

18. Pokyny správce

18.1. Klient dává poskytovateli pokyn ke zpracování osobních údajů v rozsahu nezbytném pro poskytování služby INFLO.

18.2. Za pokyny klienta se považují zejména:

• tyto podmínky,
• obchodní podmínky služby,
• nastavení služby v klientském portálu,
• nastavení widgetu,
• napojené datové zdroje,
• nastavení retence, pokud je dostupné,
• nastavení předání operátorovi,
• další písemné nebo elektronické pokyny klienta přijaté poskytovatelem.

18.3. Pokud poskytovatel dospěje k závěru, že pokyn klienta porušuje právní předpisy, upozorní na to klienta, pokud mu v tom nebrání právní předpis nebo bezpečnostní důvody.

19. Povinnosti poskytovatele jako zpracovatele

Poskytovatel se zavazuje zejména:

• zpracovávat osobní údaje pouze na základě pokynů klienta,
• zpracovávat osobní údaje pouze pro účely poskytování služby,
• zajistit, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly vázány mlčenlivostí,
• přijmout přiměřená technická a organizační bezpečnostní opatření,
• zapojovat další zpracovatele pouze za podmínek uvedených v této DPA,
• přiměřeně pomáhat klientovi při plnění jeho povinností podle GDPR,
• přiměřeně pomáhat klientovi při řešení žádostí subjektů údajů,
• informovat klienta o bezpečnostním incidentu týkajícím se osobních údajů,
• po skončení poskytování služby osobní údaje vymazat, anonymizovat nebo vrátit podle podmínek služby,
• poskytnout klientovi přiměřené informace potřebné k doložení souladu s touto DPA.

20. Povinnosti klienta jako správce

Klient odpovídá zejména za:

• zákonnost zpracování osobních údajů koncových uživatelů,
• určení účelu a právního základu zpracování,
• splnění informačních povinností vůči koncovým uživatelům,
• nastavení cookie souhlasů a obdobných mechanismů na svém webu,
• obsah datových zdrojů,
• správnost, aktuálnost a zákonnost údajů předaných do služby,
• nastavení asistenta a povolených témat,
• posouzení vhodnosti služby pro konkrétní použití,
• zajištění, že do služby nebudou vkládány zakázané nebo nadbytečné osobní údaje,
• řešení práv koncových uživatelů jako subjektů údajů,
• zákonnost komunikace operátorů.

21. AI zpracování a předávání dat AI poskytovatelům

21.1. Služba používá prvky umělé inteligence pro generování odpovědí, vyhledání relevantního kontextu a doporučování informací nebo produktů.

21.2. Za účelem vygenerování odpovědi mohou být AI poskytovatelům nebo prostřednictvím AI gateway předávány zejména:

• dotaz koncového uživatele,
• relevantní historie konverzace,
• relevantní části znalostní báze klienta,
• produktové informace,
• informace o dopravě, platbě, dostupnosti nebo vrácení zboží,
• instrukce a nastavení asistenta,
• metadata stránky nebo relace, pokud jsou nezbytná pro odpověď.

21.3. Poskytovatel nepoužívá data klienta ani konverzace koncových uživatelů k trénování obecných AI modelů poskytovatele nebo třetích stran, pokud k tomu klient neposkytne výslovný souhlas nebo pokud to nebude výslovně sjednáno v samostatné smlouvě.

21.4. Poskytovatel může používat anonymizovaná nebo agregovaná data k bezpečnostním, analytickým, statistickým a vývojovým účelům, pokud z nich nelze rozumně identifikovat klienta, koncového uživatele ani konkrétní konverzaci.

21.5. Pokud je to technicky dostupné a nastavené, poskytovatel využívá režimy omezené retence, zákazu trénování nebo zero data retention u AI gateway nebo AI poskytovatelů. Konkrétní pravidla zpracování u AI poskytovatelů se mohou řídit jejich aktuálními smluvními a technickými podmínkami.

22. Další zpracovatelé

22.1. Klient uděluje poskytovateli obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů uvedených v Části C – Seznam dalších zpracovatelů, dodavatelů a příjemců údajů.

22.2. Poskytovatel může seznam dalších zpracovatelů průběžně aktualizovat, zejména při změně infrastruktury, funkcí služby, AI poskytovatelů, platebních nástrojů, e-mailových služeb nebo dalších dodavatelů.

22.3. Poskytovatel bude klienta o podstatné změně dalších zpracovatelů informovat přiměřeným způsobem, například zveřejněním aktualizovaného seznamu, oznámením v klientském portálu nebo e-mailem.

22.4. Pokud klient se zapojením nového dalšího zpracovatele nesouhlasí, může vznést odůvodněnou námitku. Pokud nebude možné námitku rozumně vyřešit, může klient ukončit používání služby ke konci aktuálního fakturačního období.

22.5. Poskytovatel odpovídá za to, že s dalšími zpracovateli uzavře odpovídající smluvní ujednání o ochraně osobních údajů v rozsahu vyžadovaném právními předpisy.

23. Přenosy mimo EHP

23.1. Poskytovatel se snaží využívat evropské regiony a evropské umístění dat tam, kde je to technicky a smluvně dostupné.

23.2. Někteří dodavatelé služby jsou však globální společnosti nebo společnosti se sídlem mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě může docházet k přenosu osobních údajů mimo EHP.

23.3. Pokud dochází k přenosu osobních údajů mimo EHP, poskytovatel využívá dostupné právní mechanismy, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně, EU-U.S. Data Privacy Framework, standardní smluvní doložky nebo jiná vhodná opatření podle GDPR.

23.4. Poskytovatel nedoporučuje tvrdit, že veškeré zpracování probíhá výhradně v EU, pokud jsou používáni globální dodavatelé jako poskytovatelé AI modelů, platebních služeb, cloudové infrastruktury, analytiky nebo e-mailových služeb.

24. Bezpečnostní opatření

Poskytovatel přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů. Tato opatření mohou zahrnovat zejména:

• šifrovaný přenos dat pomocí HTTPS/TLS,
• řízení přístupů podle rolí,
• omezení produkčních přístupů na oprávněné administrátory,
• oddělení dat jednotlivých klientů pomocí tenantového modelu,
• bezpečnostní logování,
• auditní záznamy,
• zálohování,
• monitoring provozu,
• pravidelné aktualizace systému,
• přiměřené zabezpečení infrastruktury,
• kontrolu neoprávněných nebo nadbytečných osobních údajů v databázi,
• anonymizaci obsahu konverzací po uplynutí retenční doby,
• smluvní závazky mlčenlivosti osob s přístupem k údajům.

Bezpečnostní opatření se mohou průběžně měnit podle vývoje služby, rizik, technologií a požadavků právních předpisů.

25. Bezpečnostní incidenty

25.1. Pokud poskytovatel zjistí porušení zabezpečení osobních údajů, které se týká osobních údajů zpracovávaných pro klienta, informuje klienta bez zbytečného odkladu poté, co se o incidentu dozví a vyhodnotí jeho základní povahu.

25.2. Oznámení bude obsahovat informace dostupné poskytovateli, zejména povahu incidentu, dotčené kategorie údajů, přijatá nebo navrhovaná opatření a kontaktní bod pro další komunikaci.

25.3. Klient odpovídá za posouzení, zda má incident oznámit dozorovému úřadu nebo subjektům údajů, pokud tuto povinnost má jako správce osobních údajů.

25.4. Poskytovatel poskytne klientovi přiměřenou součinnost potřebnou pro splnění těchto povinností.

26. Žádosti subjektů údajů

26.1. Pokud se subjekt údajů obrátí na poskytovatele s žádostí týkající se údajů zpracovávaných pro klienta, poskytovatel jej může odkázat na klienta jako správce nebo žádost klientovi předat.

26.2. Poskytovatel poskytne klientovi přiměřenou technickou a organizační součinnost při vyřízení žádostí subjektů údajů, pokud je to možné a přiměřené povaze služby.

26.3. Pokud by vyřízení žádosti vyžadovalo nepřiměřenou práci nebo individuální technický zásah mimo běžnou funkcionalitu služby, může poskytovatel požadovat přiměřenou náhradu nákladů, pokud se strany nedohodnou jinak.

27. Audit a doložení souladu

27.1. Poskytovatel poskytne klientovi přiměřené informace potřebné k doložení plnění povinností podle této DPA.

27.2. Audit ze strany klienta je možný pouze po předchozí dohodě, v přiměřeném rozsahu, za podmínek chránících bezpečnost služby, důvěrné informace poskytovatele, data ostatních klientů a provoz služby.

27.3. Klient nesmí provádět penetrační testy, skenování zranitelností nebo jiné bezpečnostní testy bez předchozího písemného souhlasu poskytovatele.

27.4. Poskytovatel může místo individuálního auditu poskytnout přiměřenou dokumentaci, bezpečnostní shrnutí, certifikace, potvrzení dodavatelů nebo jiné materiály, pokud jsou dostupné.

28. Vrácení, výmaz a anonymizace údajů

28.1. Po ukončení smlouvy poskytovatel osobní údaje zpracovávané pro klienta vymaže, anonymizuje nebo umožní jejich export, pokud to funkce služby umožňuje a pokud právní předpisy nebo oprávněné zájmy nevyžadují delší uchování.

28.2. Textový obsah konverzací Chatbotu je zpravidla uchováván 180 dní a poté odstraněn nebo redigován. Technické záznamy konverzačních relací bez textového obsahu mohou být uchovávány nejdéle 365 dní.

28.3. Podání a případy INFLO Odstoupení od smlouvy jsou po dobu aktivní služby uchovávány podle pokynů klienta. Po ukončení smlouvy budou vráceny, vymazány nebo anonymizovány do 90 dní, pokud delší uchování nevyžadují právní předpisy, řešení incidentu nebo ochrana právních nároků.

28.4. Zálohy jsou mazány postupně v rámci běžného zálohovacího cyklu a nemusí být technicky možné odstranit konkrétní záznam okamžitě z každé záložní kopie. Zálohy jsou chráněny a používány pouze pro obnovu systému nebo bezpečnostní účely.

Část C – Seznam dalších zpracovatelů, dodavatelů a příjemců údajů

Tato část uvádí hlavní dodavatele, další zpracovatele a příjemce údajů, které může poskytovatel používat při provozu služby. Konkrétní rozsah zapojení se může lišit podle používaných funkcí, tarifu, nastavení klienta a technické architektury.

Poskytovatel může seznam průběžně aktualizovat. Aktuální seznam by měl být vždy dostupný na webu poskytovatele nebo v klientském portálu.

Část D – Cookies, localStorage, sessionStorage a obdobné technologie

29. Obecně

Web inflo.cz, klientský portál, INFLO Chatbot a vstupní body INFLO Odstoupení od smlouvy mohou používat cookies, localStorage, sessionStorage a jiné úložiště prohlížeče nebo obdobné technologie.

Tyto technologie mohou sloužit zejména k:

• zajištění základního fungování webu a služby,
• udržení relace,
• bezpečnosti,
• zapamatování nastavení,
• plynulému průběhu konverzace,
• zachování technického stavu formuláře a návaznosti podání,
• měření návštěvnosti,
• analytice,
• marketingu a remarketingu, pokud k tomu uživatel udělí souhlas.

30. Přehled kategorií technologií

31. Vstupní body na webu klienta

INFLO Chatbot a vstupní body INFLO Odstoupení od smlouvy mohou používat technické identifikátory a úložiště v prohlížeči za účelem vedení konverzace, bezpečného vyplnění formuláře a zachování návaznosti relace.

Klient jako provozovatel webu odpovídá za to, že použití widgetu bude správně popsáno v jeho vlastních zásadách ochrany osobních údajů a cookie policy.

Pokud použití konkrétní technologie vyžaduje souhlas koncového uživatele, odpovídá za jeho získání klient.

32. Cookie preference

Uživatel může spravovat své cookie preference prostřednictvím cookie lišty nebo nastavení souhlasů, pokud je na webu dostupné.

Některé technické cookies a obdobné technologie jsou nezbytné pro fungování služby a nelze je vypnout bez omezení funkčnosti webu nebo widgetu.

Část E – Vzor informace pro klienty na jejich web

Tato část je pouze doporučený vzor textu, který může klient upravit podle svého konkrétního použití služby, právního základu, nastavení webu a vlastních zásad ochrany osobních údajů.

33. Krátká informace u widgetu

Na našem webu používáme AI asistenta INFLO Chatbot, který vám pomáhá s výběrem produktů, odpovídá na dotazy a může vás propojit s naším operátorem. Komunikace s asistentem může být ukládána a zpracovávána za účelem vyřízení dotazu, zlepšení zákaznické podpory, bezpečnosti a vyhodnocení kvality služby.

34. Vzor do zásad ochrany osobních údajů klienta

Na našem webu používáme službu INFLO Chatbot, kterou poskytuje společnost VEMART Distribution s.r.o. Tato služba umožňuje návštěvníkům webu komunikovat s AI asistentem, získat odpovědi na dotazy týkající se našeho sortimentu, dopravy, plateb, vrácení zboží nebo jiných témat souvisejících s naším webem.

V rámci používání asistenta může docházet ke zpracování obsahu konverzace, technických identifikátorů relace, údajů o zařízení a prohlížeči, URL stránky, času komunikace a případně kontaktních údajů, pokud je návštěvník dobrovolně poskytne pro účely další komunikace nebo předání operátorovi.

Správcem osobních údajů zpracovávaných prostřednictvím asistenta jsme my jako provozovatel tohoto webu. Společnost VEMART Distribution s.r.o. vystupuje v této souvislosti jako náš zpracovatel.

Účelem zpracování je vyřízení dotazu návštěvníka, poskytování zákaznické podpory, doporučení relevantních produktů, zajištění návaznosti konverzace, bezpečnost služby a vyhodnocení jejího využití.

Právním základem zpracování může být plnění smlouvy, provedení opatření před uzavřením smlouvy, oprávněný zájem na poskytování zákaznické podpory a zlepšování služeb, případně souhlas, pokud je vyžadován pro určité technologie nebo marketingové účely.

Obsah konverzací je uchováván zpravidla po omezenou dobu a následně anonymizován nebo odstraněn podle nastavení služby a našich retenčních pravidel.

35. Vzor do cookie policy klienta

Na webu mohou být používány INFLO Chatbot a formulář nebo jiný vstupní bod INFLO Odstoupení od smlouvy. Mohou využívat technické cookies, sessionStorage, localStorage nebo jiné úložiště prohlížeče za účelem udržení relace, zachování návaznosti konverzace či podání, zapamatování technického stavu, bezpečnosti a správného fungování služby.

Tyto technologie jsou používány zejména pro technické a funkční účely. Pokud by prostřednictvím widgetu nebo souvisejících nástrojů docházelo k analytickému nebo marketingovému zpracování, bude takové zpracování aktivováno pouze podle nastavení souhlasů na tomto webu.

36. Doporučené upozornění pro koncového uživatele

Doporučujeme, aby klient ve widgetu nebo v jeho okolí uvedl srozumitelnou informaci, že uživatel komunikuje s AI asistentem. Například:

„Komunikujete s AI asistentem. U složitějších dotazů může být konverzace předána našemu operátorovi.“

37. Vzor informace k INFLO Odstoupení od smlouvy

„Pro online podání odstoupení od smlouvy používáme službu INFLO Odstoupení od smlouvy poskytovanou společností VEMART Distribution s.r.o. Prostřednictvím formuláře zpracováváme údaje potřebné k ověření objednávky, přijetí a evidenci vašeho podání, komunikaci a vyřízení případu, zejména kontaktní údaje, údaje o objednávce a vybraných položkách, obsah podání, zprávy a případné přílohy. Správcem těchto údajů jsme my jako provozovatel e-shopu; VEMART Distribution s.r.o. je naším zpracovatelem. Právní základ, dobu uchování a vaše práva popisují naše zásady ochrany osobních údajů.“

Závěrečná ustanovení

Tento dokument může být průběžně aktualizován, zejména při změně služby, zapojení nových dodavatelů, změně právních předpisů, změně technického řešení nebo změně účelů zpracování.

O podstatných změnách může poskytovatel klienty informovat e-mailem, oznámením v klientském portálu nebo zveřejněním nové verze dokumentu na webu.

Tento dokument by měl být čten společně s obchodními podmínkami služby INFLO.